Cargo Handling
adalah suatu rangkaian proses pekerjaan penyelesaian kargo saat mulai diterima
sampai dimuat ke dalam pesawat untuk diangkut dari suatu kota ke kota lain di
dalam dan luar negeri.
- Proses
pekerjaan antara lain adalah :
1. Penerimaan
(Acceptance).
2. Timbang
barang.
3. Pembuatan
Dokumen Angkut (Documentation).
4. Build-up /
Break-down dari dan pallet/container atau gerobak.
5. Penarikan dari
gudang ke pesawat dan sebaliknya.
6.Loading ke
pesawat dan unloading dari pesawat.
7. Penyimpanan
(storage).
8. Pengiriman
(delivery)
Cargo Handling
dapat berjalan baik apabila sistem dan prosedur serta sarana dan prasarana yang
dimiliki gudang dan pergudangan di masing–masing stasiun mencukupi dan
pelaksanaan pekerjaan dilakukan dengan benar sesuai operating procedure.
Sistem
Untuk pembuatan
bukti timbang barang / BTB digunakan program yang di-install dalam Computer.
Manifest Cargo
dibuat dengan menggunakan mengisi form yang telah tersedia.
2. Prosedur
Setiap gudang
mempunyai acuan kerja yaitu Standard Operation Procedure (SOP); berupa tindakan
yang harus dilaksanakan petugas gudang agar pekerjaan operasional dapat
berjalan lancar.
Peraturan
mengenai syarat dan tata cara menerima, menyusun barang kiriman ke pallet dan
kontainer serta menarik dan memuat barang ke pesawat secara korporasi terdapat
dalam manualAirlines.
Peraturan lainnya
terdapat dalam Cargo Information Notice sebelum dibakukan dalam manual.
Pencatatan
kegiatan sehari-hari antara shift terutama bila terjadi irregularities
dilakukan dengan mengisi log book.
Sarana &
Prasarana di Gudang
Timbangan
Computer
Printer
Ruang kantor,
telepon.
Mesin X Ray
Mesin Telex
Fasilitas
bergerak
Fasilitas tidak
bergerak
- Dokumen-dokumen
pendukung pengiriman kargo
Dokumen pendukung
dalam penanganan dan pelayanan handling kargo dapat diketahui beberapa hal :
I. DOMESTIK
1. Acceptance :
CBA (cargo booking advice), PTI (pemberitahuan tentang isi), BTB (bukti timbang
barang), SMU (surat muatan udara), CN 38 (pos), Shipper Declaration for
Dangerous Goods, Checklist for Dangerous Goods, DB (delivery bill), DRSC (untuk
kasir)/ Bordrel, dan Pertelaan (untuk kasir).
2. Out Going :
CBA (cargo booking advice), CLP (cargo load plan), SMU (surat muatan udara), CN
38 (pos), Checklist Buildup, Manifest Cargo Outbond, NOTOC (Notification to
Captain), DO (delivery order) penarikan kargo.
Incoming :
Manifest Cargo Inbound, SMU (surat muatan udara), NOA (notice on arrival), DO
(delivery order), DB (delivery bill), Surat Jalan, DRSC (untuk kasir), dan
Pertelaan.
EXPORT
Acceptance : CBA
(cargo booking advice), SLI (shipper`s letter of instruction), BTB (bukti
timbang barang), Shipper Declaration for Dangerous Goods, Checklist for
Dangerous Goods, Shipper Certification for LAR, AWB (airwaybill), CN 38 (pos),
Payment Voucher, CCA, DB (delivery bill), DRSC (untuk kasir)/ Bordrel,
Pertelaan (untuk kasir), dan PEB/PEBT (pemberitahian export barang tertentu).
Movement : CBA
(cargo booking advice), CLP (cargo load plan), AWB (airwaybill), CN 38 (pos),
Checklist Build up, Build up Report, Manifest Cargo Outbound, NOTOC
(notification to captain), dan DO (delivery order) penarikan kargo.
Transit :
Manifest inbound dan Manifest outbound, AWB (airwaybill), CN 38 / AV 7 (pos),
Checklist Build up, NOTOC (notification to captain), DO (delivery order).
IMPORT
Acceptance :
Manifest Cargo inbound, AWB (Airwaybill), Checklist break down, dan
Overbringen.
Document
Processing : Manifest cargo Inbound, AWB (airwaybill), NOA (notice on arrival),
DO (delivery order), Pecah PU, DB (delivery bill), OR (office receive), DRSC
(untuk kasir), dan Pertelaan.
Warehouse : DO
(delivery order), Surat Jalan, BC 1.2 (untuk Bea & Cukai), dan PIB/PIBT
(pemberitahuan impor barang tertentu).
Rush Handling :
Manifest Cargo inbound, AWB (airwaybill), CN 38/AV-7 (pos), DO (delivery
order), DB (delivery bill), Surat Jalan, BC 1.2 (untuk Bea & Cukai), BC 2.3
(untuk Bea dan Cukai barang pabrik setengah jadi), DRSC, dan Pertelaan.
- Pihak – pihak
Terkait dalam Pengiriman Cargo
Ada tiga pihak
utama yang terkait dengan pengiriman kargo, yaitu
a. Pihak pengirim
( shipper )
Shipper bisa
berupa perorangan, badan usaha, dilakukan secara langsung tanpa perantara, atau
melalui jasa ekspedisi muatan kapal laut atau ekspedisi muatan pesawat udara.
b. Pihak
pengangkut ( carrier )
Carrier bisa
berupa cargo sales airline, cargo sales agent, airline / air charter yang juga
berfungsi sebagai pengangkut kargo.
c. Pihak penerima
( consignee )
Consignee bisa
berupa perorangan, badan usaha maupun dalam bentuk cargo agent.
- Jenis – jenis
Kargo
IATA Air Cargo
Regulation (Ref: IATA AHM dan IATA DGR serta IATA TACT Rules) mengelompokkan
beberapa jenis kargo ke dalam dua golongan besar, yaitu
a. General Cargo
adalah barang –
barang kiriman biasa sehingga tidak memerlukan penanganan secara khusus, namun
demikian tetap harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam hal pengepakan
supaya isinya dapat ditampung dalam cargo space.
b. Special Cargo
adalah barang –
barang kiriman yang memerlukan penanganan secara khusus.
Barang – barang,
benda – benda atau bahan – bahan yang termasuk dalam kategori ini adalah: AVI,
DG, HUM, PER, PES, PEM, HEA, dll.
1) Explosive
Material, dengan kode REC. Barang ini mudah meledak, karena mengandung zat –
zat kimia yang mudah meledak. Contoh: adalah amunisi, petasan, dll.
2) Flammable
goods
Barang ini mudah
terbakar baik dalam bentuk gas (RFG), padat (RFS) maupun dalam bentuk cair
(RFL). Contoh: oxigent.
3) Non Flammable
Compressed Gas (RNG), contoh: film.
4) Corrosive
Material (RCM)
Barang ini dapat
menimbulkan karat. Contoh: air raksa dan zat asam.
5) Irritan
Material
Barang atau bahan
yang mengandung zat perangsang atau dapat merangsang benda – benda lainnya,
seperti alcohol, gas dan spiritus.
6) Magnetized
Material (MAG)
Barang yang
mengandung unsur magnetic. Contoh: kompas, loudspeaker, dll.
7) Oxidizing
Material
Barang yang mudah
terbakar bila bereaksi dengan O2. Contoh: zat pemutih, nitrat, peroksida.
8) Fragile goods
(FRG)
Barang – barang
yang mudah pecah-belah. Contoh: barang terbuat dari porselen, kaca gelas, dll.
9) Poisonous
Substances (RPS)
Barang – barang
berupa racun, pengangkutannya harus ada izin dari yang berwenang. Contoh:
cianida, arsenik, dll.
10) Radio Active
Material
Bahan – bahan
yang mengandung radio aktif.
11) Valuable
Goods (VAL)
Barang – barang
berharga dan mengandung unsur kimia lainnya di dalamnya. Contoh: logam mulia,
perhiasan, kertas / dokumen berharga.
12) Wet Freight
Golongan barang –
barang yang berbentuk cairan atau barang padat yang bercampur dengan cairan
sehingga pemuatannya harus dalam kontainer. Contoh: daging segar, udang basah,
makanan, telur, dll.
13) Perishable
Goods (PER)
Barang – barang
yang diduga akan hancur dan busuk selama perjalanan sehingga dalam pemuatannya
harus ada bahan pengawet supaya tahan lama dalam perjalanan / selama
pengiriman. Contoh: buah – buahan, tumbuh – tumbuhan hidup, bunga, dll.
14) Dangerous
When Wet
Barang – barang
yang berbahaya dan mudah meledak bila basah atau lembab. Contoh: karbit.
15) Live Animal
(AVI)
Pengangkutan
hewan hidup lewat udara, seperti sapi, kuda, ikan hias, monyet, anjing, kucing,
burung, dll.
16) Human Remains
(HUM)
Pengangkutan
jenazah manusia melalui udara baik jenazah utuh (jasad), sudah dikremasi / abu,
dibalsem atau tidak dibalsem.
- Fungsi dan
Kegunaan Dokumen
Fungsi dan
kegunaan dokumen dapat diartikan dalam beberapa hal seperti :
a. Alat
komunikasi.
b. Bukti dari apa
yang kita kerjakan / lakukan.
c. Data pendukung
apabila ada masalah.
d. Data pendukung
untuk proses pengurusan kargo.
Dalam dunia
penerbangan secara khusus bisnis kargo kelengkapan dan penataan dokumen sangat
penting, termasuk didalamnya pelayanan handling yang dilakukan oleh warehouse
operator, dan oleh karena itu dokumen yang telah selesai dikerjakan harus
tertata (file) dengan rapi dan benar.
Dokumen pendukung
dalam penanganan dan pelayanan handling kargo dapat diketahui beberapa hal :
(sumber : Materi
Training PT. Gapura Angkasa Solo 2007)
1) Persiapan
(a). CBA ( cargo
booking advice )
(b). PTI (
pemberitahuan tentang isi )
(c). BTB ( bukti
timbang barang )
(d). SMU ( surat
muatan udara )
(e). CN 38 ( pos
)
(f). Shipper
Declaration for Dangerous Goods
(g). Checklist
for Dangerous Goods
(h). DB (
delivery bill )
(i). DRSC ( untuk
kasir )/ Bordrel
(j). Pertelaan (
untuk kasir )
2) Out Going
(a). CBA ( cargo
booking advice )
(b). CLP ( cargo
load plan )
(c). SMU ( surat
muatan udara )
(d). CN 38 ( pos
)
(e). Checklist
Buildup
(f). Manifest
Cargo Outbond
(g). NOTOC (
Notification to Captain )
(h). DO (
delivery order ) penarikan kargo.
3) Incoming
(a). Manifest
Cargo Inbound
(b). SMU ( surat
muatan udara )
(c). NOA ( notice
on arrival )
(d). DO (
delivery order )
(e). DB (
delivery bill )
(f). Surat Jalan
(g). DRSC ( untuk
kasir )
(h). Pertelaan
- Pengertian dan
Fungsi Jenis-Jenis Dokumen Kargo Domestik
(sumber : Materi
Training PT. Gapura Angkasa Surabaya 2007)
1. Pengertian dan
fungsi Surat Muatan Udara
Adalah tanda
bukti transaksi tentang pengiriman barang melalui jasa angkutan udara untuk
daerah Domestik antara pihak pengirim dengan pihak airlines operator yang mana
masing-masing pihak sudah mengetahui tentang persyaratn atau ketentuan terhadap
barang kiriman termasuk tanggung jawab dan sanksi masing-masing pihak.
AWB/SMU : harus
dibuat sesuai dengan Rule Section 6.2, akurat dan lengkap didalam pengisisan
semua kolom yang ada didalam AWB/SMU tersebut.
Airwaybill atau
SMU dalah dokumen non-negotiable yang minimum terdiri dari 8 (delapan) copy
yaitu:
a. Original 3
(yang berwarna biru)
yang diberikan
kepada shipper dan berguna untuk :
1) Bukti
penerimaan barang
2) Bukti tertulis
dari perjanjian antara pengangkut dengan si pengirim, bagi sebuah kontrak
pengangkutan.
b. Original 1
(yang berwarna hijau) dan diperuntukan bagi pengangkut dan berguna untuk
penyelesaian accounting, juga sebagai bukti dari Kontrak Pengangkutan.
c. Original 2
(yang berwarna pink) yang diberikan kepada consignee (sipenerima barang).
Original 2 ini akan menyertai barang kiriman sampai ditempat tujuan,
selanjutnya akan diserahkan kepada Consignee
Sedangkan
copy-copy lainnya, adalah copy dari original tersebut, dan sesuai dengan
indikasi yang terdapat dibaris bawah. Jadi setiap airwaybill akan berisi paling
tidak :
d. Original 3
untuk sipengirim
e. Original 1
dipruntukkan bagi carrier
f. Copy no.8
diperuntukkan bagi agent
g. Dokumentasi
dari ongkos yang terjadi
h. Dokumentasi
dari perubahan atas permintaan shipper (shipper`s right disposition).
Airwaybill atau
SMU adalah cargo dokumen yang diterbitkan oleh carrier (pengangkut) atau agent
yang dikuasakannya. Airwaybill atau SMU mempunyai fungsi bermacam-macam yang
penting yaitu:
a. Bukti tertulis
dari kesimpulan Contract pengangkut
b. Bukti dari
penerimaan barang kiriman
c. Sebagai bukti penagihan
ongkos kirim (jika CCX shippment)
d. Sertifikat
asuransi dari barang kiriman
e. Sebagai acuan
bagi pengangkut dalam melaksanakan pengiriman dan penyerahan barang kiriman
ditempat tujuan.
f. Airwaybill
diparaf oleh sipengirim, atau atas namanya dan
g. Jika sudah
ditanda tangani oleh Pengangkut (carrier) atau oleh cargo agent atas nama
sipengangkut yang telah disetujui oleh pengangkut
h. Airwaybill
yang sudah dirubah ataupun dihapus tulisannya, tidak bisa diterima oleh carrier
(pengangkut)
i. Validitas dari
airwaybill tersebut akan berakhir ketika barang kiriman diserahkan kepada
consignee ditempat tujuan.
Sesuai dengan
Convensi Warsawa dan Hague Protocol, dan sesuai dengan syarat yang tertera
dipersyaratan pengangkutan, maka sipengirim (shipper)lah yang akan menyiapkan
penerbitan airwaybill atau SMU. Sipengirim bertanggung jawab atas kebenaran
tentang hal yang berhubungan dengan kiriman barang yang ia tuliskan di
airwaybill atau SMU, atau yang telah dituliskan atas nama sipengirim.
Sipengirim akan
bertanggung jawab akan hal yang merugikan, atau merusakkan, yang diakibatkan
karena kesalahan, ataupun ketidak benaran, ataupun kekurangan, untuk hal yang
tertulis di airwaybill atau SMU. Meskipun penulisan tersebut tidak dilakukan
oleh sipengirim sendiri, oleh agen yang dikuasakannya, atau orang lain yang
dikuasakannya. Dengan ditanda tanganinya airwaybill atau SMU tersebut,
sekaligus sipengirim setuju terhadap segala syarat pengiriman, yang tercantum
dibelakang airwaybill atau SMU sebagai kontrak pengangkutan.
Perkataan Not
Negotiable yang tercantum di airwaybill atau SMU berarti bahwa airwaybill atau
SMU tersebut adalah bersifat langsung, dan bersifat non negotiable yang berbeda
dengan Bill of Lading dari pengangkutan laut. Siapapun tidak boleh menerbitkan
airwaybill atau SMU negotiable, sehingga siapapun tidak boleh menghilangkan
perkataan “Not Negotiable” dari airwaybill tersebut.
2. Bukti Timbang
Barang (BTB)
Formulir/Dokumen
yang dikeluarkan oleh pihak pengangkut/Warehouse Operator, Sebagai bukti hasil
dari penimbangan serta pengukuran dimensi barang/kargo yang akan dikirim
a. Fungsi BTB :
1. Keselamatan
Penerbangan
2. Perhitungan
Tarif
3. Batas Muat
Dasaran ( Contact Area )
4. Penentuan
Loading/Unloading Equipment.
3. Pemberitahuan
Tentang Isi (PTI)
PTI adalah
Formulir yang dipergunakan oleh Shipper/pengirim barang untuk enginstruksikan
kepada pengangkut (Airlines) agar menerbitkan SMU/AWB, setelah dilakukan proses
timbang barang serta dibuatkan BTB.
PTI berfungsi
Menyediakan semua perincian data-data yang diperlukan untuk membuat atau
enerbitkan Surat Muatan Udara (SMU).
a. Cara
melengkapi PTI ada 11 kolom yang harus diisi oleh pengirim barang/cargo,
kolom-kolom tersebut adalah :
1. Kolom NAMA PENGIRIM
: diisi dengan nama
lengkap pengirim.
2. Kolom ALAMAT :
diisi alamat lengkap pengirim barang
dengan
mencantumkan nama kota dan nomor telepon
serta nomor
faksimili jika ada.
1. Kolom NAMA
PENERIMA : diisi dengan nama
lengkap penerima
barang/cargo.
2. Kolom ALAMAT :
diisi alamat lengkap penerima
barang dengan
mencantumkan nama kota, nomor
telepon serta
nomor faksimili jika ada.
3. Kolom NOMOR
SMU : diisi dengan nomor SMU sesuai
dengan
reservasi/pembukuan yang sudah dibuat.
4. Kolom JUMLAH
:diisi dengan jumlah total koli dari
kiriman.
5. Kolom SATUAN :
diisi dengan ara apa kiriman
tersebut
dikemas/dipacking.
6. Kolom
PENJELASAN ISI BARANG : harus diisi
dengan perincian
dari kiriman tersebut,
contoh : 75 Pot
bunga segar 4 Ekor ayam jago
7. Kolom BERAT :
ditulis dengan berat kotor dari kiriman sebagai hasil proses penimbangan dalam
satuan Kilogram ( Kg ).
8. Kolom JUMLAH
BERAT : diisi dengan jumlah total berat dari kiriman.
9. Kolom TANGGAL
DAN TANDA TANGAN : diisi dengan tanggal pada saat pengirim menandatangani PTI.
4. Delivery Bill
(DB)
Tanda bukti
pembayaran sewa gudang, baik inbound maupun outbound kargo.
- Persiapan
Outgoing Kargo
(sumber : S.O.P
PT. Gapura Angkasa Surabaya 2007)
1. Persiapan
a. Briefing, cek
Log Book & Particular
b. Check schedule
ETA / ETD / Type Aircraft / Registrasi / PIC / Parking Stand
c. Check Message
In / Out / Irregularities / Reservasi Cargo
d. Check Cargo
Cart / Gerobak dalam kondisi baik ( ban tidak kempes / lantai Cart tidak basah
)
e. Cek / Menyiapkan
formulir-formulir sbb. :
1) Cargo manifest
domestik, cargo manifest master copy untuk internasional & amplop cargo
manifest
2) Shipping
Document
3) Shipper Letter
of Instruction ( SLI )
4) Shipper
Declaration for Dangerous Goods
5) Shipper
Certificate for Live Animal Shipment
6) Cargo booking
chart
7) Shipper
Statement for Valuable Goods
8) Surat
Pemberitahuan tentang Isi barang ( PTI )
9) Cargo Demage /
Lost Report
10) Cargo Tracing
( Tracer ) Report
11) Pemberitahuan
kedatangan barang
12) Cargo
irregularity Report
13) Shipper
statement for perishable shipment
14) NOTOC
15) Delivery
order
16) Dll.
f. Cek &
menyiapkan label-label
g. Melaporkan
kepada koordinator / Supervisor / SQA tentang irregularity yang kedapatan di
gudang.
h. Check space /
load yang di release oleh freight space control ( Load Control / Ops )
i. Cek pembukuan
cargo / mail.
j. Cek /
memperhatikan prioritas kiriman, restriksi yang ada
2. Pelaksanaan
(penerimaan)
a. Mail
1) Menerima serta
menimbang
2) Check berat POS
tidak boleh lebih dari 30-kg / koli
3) Kalau lebih
ditolak sebagai kiriman POS & dikenakan biaya Cargo Umum ( issued SMU )
4) Cek dokumen
AV-7 dan masukkan dalam menifest berdasarkan :
(a). Pos biasa
(b). Pos kilat
(c). Paket kilat
5) Membuat tanda
terima
6) Menempatkan
& mengatur POS sesuai dengan tujuan dan jenis.
b. Cargo Umum (
Domestik )
1) Menerima &
menimbang barang kiriman
2) Mengisi form
timbang barang & ukuran dengan lengkap
3) Cek pada
dokumen ( SMU / SAB )
(a). Berat sesuai
dengan aktual berat barang / volume
(b). Cocokan
Chargeble weight
(c). Penulisannya
benar & jelas
4) Check fisik
barang & packing sesuai procedure ( standard / FIN014/98 )
5) Periksa label
dan marking sesuai tujuan ( destination ) dan jenis barang
6) Membuat tanda
terima pada copy SMU
7) Check PTI
8) Periksa surat
karantina untuk pengiriman :
(a).
Tumbuh-tumbuhan
(b). Buah-buahan
(c). Daging
(d). Binatang
hidup
9) Periksa surat
pernyataan pengiriman mengenai valuable shipment sesuai Cargo Manual 4.
10) Dalam
menerima “ Human Remain “ diperlukan :
(a). Visum dokter
(b). Akte
kematian
(c). Surat izin
jalan dari pemerintah daerah
(d). Periksa
keadaan peti jenasah
(e). Surat
keterangan dari Kedutaan / Perwakilan Negara ( orang Asing )
11) Pengiriman
yang tergolong dalam “ Dangerous Goods “ diperlukan :
(a). Shipper
Certification / Dangerous Goods untuk Amunisi dan semacamnya
(b). Harus ada
paking list yang disahkan oleh “ PINDAD “ ( Perindustrian Angkatan Darat )
12) Pengiriman “
Active Material “ harus ada paking list yang disahkan oleh “ BATAN “ ( Badan
Tenaga Atom Nasional )
13) Dalam
penerimaan barang kiriman selalu cek Reservasi / Space Load
14) Menempatkan
dan mengatur barang sesuai dengan tujuan, jenis, ukuran & berat
15) Menyiapkan
barang yang akan diberangkatkan sesuai premanifest cargo :
(a). Reservasi /
space load
(b). Prioritasnya
( build – Up )
16) Membuat
manifest cargo ( surat muatan )
17) Membuat
traffic slip & NOTOC untuk dilaporkan kepada Operation / Load Control
dengan tanda terima
18) Memasukkan
dokumen cargo ke dalam tas ( Board – Tas )
19) Mengawasi
barang kiriman sejak dari gudang sampai dimuat ke dalam pesawat
20) Memasukkan
flight bag cargo ke dalam pesawat ( ditempatkan pada cabin door side dan
melaporkannya kepada Cabin One )
21) Melaporkan /
menyampaikan kepada PIC, apabila ada barang kiriman khusus dengan membuat Form
Receipt for Special Consignments
- Persiapan
Incoming Kargo
1. Persiapan
a. Briefing, cek
log book & particular
b. Cek schedule
ETA, Parking Stand & Type Pesawat
c. Cek msg. /
telek yang masuk / irregularities
d. Cek keadaan
gudang & peralatan pendukung yang lain dalam kondisi baik.
e. Cek /
menyiapkan formulir-formulir sbb.:
1) Cargo demage /
lost report
2) Cargo tracing
( tracer ) report
3) Pemberitahuan
kedatangan barang
4) Cargo
irregularity report
2. Pelaksanaan
a. Mengambil
Flt-Bag cargo dari pesawat
b. Memeriksa
cargo manifest, bila ada hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian segera (
barang kiriman khusus, transit )
c. Mengawasi
barang kiriman dari pesawat sampai gudang
d. Cek dokumen (
SMU / AWB, AV-7, Cargo Manifest )
e. Cek phisik
incoming cargo / pos sesuai dengan dokumen cargo / manifest
f. Membuat
pembukuan barang masukdan mencatat irregularities ( kekurangan, kerusakan )
g. Dalam setiap
penerimaan barang harus dilengkapi dengan dokumen, apabila dokumen tidak ada,
barang tersebut harus ditahan / disimpan sampai penyelesaian dokumennya
h. Membuat
Delivery Order ( DO ) untuk serah terima barang.
